Проектное управление – это ключевая деятельность для любой компании, особенно на этапе роста, когда наступает время активно наращивать клиентскую базу, набирать новых сотрудников, осваивать новые средства для повышения эффективности работы. Рост – это пусть и радостный, но трудно контролируемый процесс. Многие проблемы растущих компаний решаются благодаря внедрению системы для управления проектами.
Существует много других причин, по которым и вашей организации может понадобиться такое программное обеспечение, но мы выделили три наиболее общих. Если пункты, упомянутые ниже, вы находите актуальными для своей команды, настало время позаботиться о приобретении системы управления проектами.
1. Вы до сих пор используете таблицы
Практически любой бизнес начинается с составления простого списка на бумаге, перерастающего в множество разрозненных таблиц. Excel, знакомый нам чуть ли не с детства, на самом деле очень удобное средство, но только для личных записей или индивидуальной работы. Следует понимать, что это базовый инструмент, и он не разрабатывался для управления проектной деятельностью. Поэтому в нем отсутствуют столь критически важные элементы как постановка задач, циклы проекта и коммуникативный функционал.
Главный минус использования Excel-таблиц заключается в большой вероятности возникновении путаницы. Такие документы постоянно правятся, пересылаются, дополняются и снова пересылаются. В итоге почти неизбежно возникает неразбериха: какой из вариантов актуален, а какие нужно удалить за неактуальностью. Проблема отчасти решается использованием Google Drive или Dropbox, которые синхронизируют файлы, но все равно таблицам не хватает функциональных возможностей для качественного проектного управления.
2. В вашей команде есть проблемы с коммуникацией
Плохо налаженное с технической точки зрения общение между коллегами может объясняться разными причинами: разные часовые пояса, графики работы, использование нескольких инструментов для связи и так далее. Какой бы ни была причина, если вы заметили срывы в работе из-за забытых заданий, потерянных писем или вложенных файлов, пора подумать о системе управления проектами.
Такие системы позволяют общаться внутри самого приложения, как под самими задачами (с помощью комментариев), так и в корпоративном закрытом чате. Каждое сообщение помимо текста может содержать прикрепленное изображение, документ, ссылку. Таким образом, вы всегда сможете отследить последнюю версию документа, актуальные изменения и узнать позицию коллег или руководства.
Самое главное, что вы всегда будет в курсе прогресса работы над проектом, а при необходимости сможете посмотреть и историю сообщений. Пожалуй, следует выделить и такие полезные эффекты от внутрикорпоративного общения в рамках системы управления проектами:
- избавление от долгих переписок по электронной почте;
- возможность оперативно получать ответ на любой рабочий вопрос;
- налаживание отношений между сотрудниками;
- дисциплинирование команды, поскольку они будут осознавать, что все их действия и комментарии видны коллегам, а также зафиксированы в истории работы над задачами.
3. Вы регулярно упускаете дедлайны
Управление проектами держится на трех китах: управление людьми, управление капиталом и управление средствами. В зависимости от вашей методологии проектного управления (если такая, конечно, у вас есть), вы делите проекты на циклы (вехи), спринты, задачи или что-то еще. Тем не менее, если и при наличии подхода вы сдвигаете или срываете сроки, вам нужно серьезно задуматься о системе управления проектами.
В мире бизнеса время – деньги. Если вы разрабатываете проекты для клиентов, срыв дедлайна нередко означает потерю денег. Ведь проекты, которые растягиваются во времени, выходят за рамки бюджета, требуют больше ресурсов и тратят время обеих сторон – и исполнителя, и заказчика. Время – деньги, просто и ясно. Так что берегите время и зарабатывайте больше денег.
Neaktor – это система управления проектами, которая одинаково решает, помимо всего прочего, те три проблемы, которые мы озвучили в статье для любой компании, вне зависимости от ее специализации.