20/80. Принцип Парето в тайм-менеджменте

В конце 19 века итальянский экономист Вилфредо Парето занимался анализом распределения богатства среди населения Англии. И обнаружил любопытную предсказуемую несбалансированность: 20% труда реализуют 80% результата, но остальные 20% результата требуют 80% общих затрат. Проще говоря, в сфере денег и труда 20 процентам чего-нибудь соответствует 80 процентов чего-то еще. Например:

• 20% инвестиций приносят 80% доходов;
• 20% товаров всего ассортимента приносят 80% прибыли;
• 20% книг дают 80% знаний, и так далее.

Как шутят управленцы: «20% сотрудников делают 80% работы. И 80% сотрудников считают, что относятся к этим 20%».

Как применять Принцип Парето в тайм-менеджменте

Что касается организации рабочего процесса, то 80% рабочего времени требует выполнения 20% задач. Многие из нас тратят огромное количество усилий на несрочные, а то и неважные дела. Умение концентрироваться на самом важном (тех самых 20%) при наличии большого количество поручений – дело не из легких. Neaktor компенсирует такое свойство человеческой природы, как невнимательность, несколькими инструментами повышения эффективности:

1. Расстановка приоритетов задач

При создании каждой задачи в Neaktor обязательным полем для заполнения является «Приоритет». Не забывайте выбирать значение, действительно соответствующее важности поручения. Таким образом вы всегда будете знать, что необходимо сделать в первую очередь, а что может и подождать.

2. Четкие сроки выполнения

Дата предполагаемого окончания работы над поручением мотивирует и подстегивает сотрудников. Принцип Парето работает и здесь: за первые 20% потраченного времени человек выполняет 80% поставленной задачи, остальные же 80% времени человек доделывает лишь 20% роботы. Кроме того, известно, что если человеку поставить срок работы над задачей три дня, он и будет работать над ней все отведенное время, даже если с ней можно справиться за несколько часов. Четкие сроки сдачи работы не позволят расхолаживаться ни вам, ни вашим коллегам.

3. Диаграмма Ганта

Эта диаграмма наглядно отображает перечень работ по проекту, позволяя пользователю понять ожидаемый прогресс и трудиться в соответствии с ним. Особенно важна такая возможность для длительных и многоступенчатых проектов.

4. Напоминания

Даже небольшие операции могут быть крайне важны для продуктивности и успешности проекта. При обилии задач самые маленькие из них могут показаться незначительными, а потому могут быть проигнорированы или банально забыты. Система напоминаний Neaktor просто не даст возможности вам и вашим подчиненным забыть сделать важный звонок, уточнить статус выполнения задачи, запросить отчет и так далее.

5. Данные для анализа работы

Успешный бизнес невозможен без планирования и прогнозирования. Если для анализа продуктивности использовать исключительно отчеты подчиненных, вы не будете застрахованы от человеческого фактора. Некоторые важные моменты обязательно будут упущены, и совсем необязательно – намеренно. Neaktor автоматически формирует сухую статистику по каждому проекту вашей организации. С ее помощью вы сможете оценить, как каждый из ваших подчиненных укладывается в сроки, над каким количеством задач он работал, сколько задач и в каком статусе исполнения на данный момент включает проект.

Таким образом, Neaktor способствует тому, чтобы ваши усилия были направлены, в первую очередь, на выполнение самых важных для общего результата задач. Помните: планирование времени – ключ к успеху. Поэтому мы настоятельно рекомендуем применять Принцип Парето в тайм-менеджменте.

Назад к списку статей
Поднять наверх